מבנה אירגוני אפקטיבי
רמת הוודאות שהעובדים מרגישים בארגון משפיעה באופן ניכר, על רמת הביטחון, האמון, והביצועים שלהם. מבנה ארגוני הוא בסיס קריטי ליצירת וודאות בארגון.
מה הוא בעצם מבנה ארגוני?
מבנה ארגוני הוא שם כולל להגדרת מערכת יחסי הגומלין והתפקידים בארגון.
רובכם לבטח תאמרו שזה ברור מאליו, וכפי הנראה גם תאמרו שבארגון שלכם ישנו מבנה ארגוני ברור. אבל כדי לוודא זאת הייתי שמחה שתענו לעצמכם בכנות על השאלה הבאה: אם תבקשו משלושה אנשים שונים בארגון להסביר ולשרטט עבורכם את המבנה הארגוני, האם ההסבר והשרטוט של כל אחד מהם יהיה זהה? ישנם ארגונים שבהם גם אם תשאלו שלושה אנשים מאותו צוות מהו המבנה הארגוני של הצוות שלהם הם לא יוכלו לענות. הדבר נובע משתי סיבות עיקריות:
- מהסיבה הפשוטה שפשוט אין בארגון מבנה ארגוני ברור.
- ישנם מקרים מהם קיים מבנה ארגוני מסודר על הנייר, אך בפועל חסרה תודעה של העובדים לאותו מבנה. מה שמקשה על קיום המבנה הארגוני בפועל.
מדוע כל כך חשוב שיהיה מבנה ארגוני ברור בארגון שלכם?
יעילות– מסייע לייעל את הארגון ולחסוך משימות ותפקידים כפולים אשר מבזבזים זמן, ויותר מזה מייצרים רגישויות ועימותים יום יומיים בשל חוסר הגדרה ברורה.
איכות הביצועים– דרך יעילה לבנות תפקידים לפי התמחויות שונות ומיומנויות שונות אשר ממצות את התפקיד שהאדם נמצא בו.
אסטרטגיה אפקטיבית– את המבנה הארגוני נבנה ותכנן לפי האסטרטגיה הרצויה. אחרי שהגדרנו את המבנה, נוכל להגדיר תפקידים ותחומי אחריות ברורים אשר יסייעו לנו בהמשך להכין יעדים שיענו על תכנון האסטרטגיה שאנו שואפים למלא.
מדידה ובקרה– מייצר בסיס חזק לסיוע ובקרה במדידה ועמידה ביעדים שנקבעו.
חסכון בזמן קבלת החלטות– מסייע לקבלת החלטות בארגון- כיוון שברור מי נותן את המילה האחרונה בבל נושא
בהירות– מבהיר לעובד מה התפקיד שלו, מה תחום האחריות שלו ותחת איזו מחלקה ומנהל הוא נמצא
רמת המחויבות והמוטיבציה של העובדים– כאשר ישנו מבנה ברור, תיווצר אוטומטית לעובד תחושת אחריות גדולה וברורה, מה שבדרך כלל ישפיע ישירות על רמת המחויבות והסיפוק שיהיה לו מהתפקיד.
אם כך, איך נוודא שיש לנו מבנה ארגוני בארגון, ושהוא אכן ברור ואפקטיבי.
פינת הת'כלס:
והפעם,
טיפים חשובים ליצירת מבנה ארגוני אפקטיבי:
שלב ראשון, להסיר את החששות:
מכירים את זה, שיש מצבים בחיים שיותר נח לא לומר ואולי אפילו לא להבין את התמונה המלאה של הסיטואציה כדי לא לפגוע או כדי לא להתמודד עם המציאות. בדרך כלל, זה יחסוך מאיתנו התמודדות רגעית בטווח הקצר אך בטווח הארוך יותר אנשים יפגעו ופחות מטרות יושגו. בדיוק אותו דבר עם מבנה ארגוני. לפעמים לא נח לנו לייצר מבנה כזה, להתמודד עם המחשבה מי 'ממוקם' איפה, מי אחראי על מי, ומי אומר את המילה האחרונה לגבי תחום אחריות מסוים.
אז לפני הכל, הבקשה הקשה והחשובה ביותר היא- שתהיו אמיתיים עם עצמכם ותנסו ל'שים על השולחן' את העניינים הרגישים שמונעים מכם לייצר מבנה ארגוני ברור ואפקטיבי:
ענייני אגו של הנהלה בכירה: יותר מבעלים אחד? מי עושה מה, מי אחראי על מה, מי המנכ"ל?!, ענייני אגו מאזור הביניים: האם ישנו מנהל שהוא מעולה ברמה המקצועית אבל יחסי האנוש שלו ממש לא מתאימים לניהול? ישנו עובד שנמצא הרבה זמן ורוצה להתקדם אך מבחינתנו הוא לא מספיק טוב?, האם יש לנו או למישהו מהסובבים אותנו פחד להאציל סמכויות? האם אני כמנכ"ל לוקח על עצמי את כל תחומי האחריות וממש קשה לי לשחרר ולסמוך על מישהו אחר?
פעמים רבות קל לנו לא לשקף את המבנה הארגוני כדי לחסוך בעיות, להמנע מסיטואציות רגישות, ולעיתים למנוע סוגיות בין אישיות לא נעימות. אבל בפועל הפתרון הזה תמיד יתברר במוקדם או במאוחר כשגוי ומייצר יותר בעיות הטווח הרחוק. ככל שהמבנה הארגוני מובנה יותר, ברור יותר, ונחרץ יותר כך בעיות בין אישיות שוטפות יפתרו ביתר קלות לאורך כל התקופה.
אם כך, אומר שוב, בראש ובראשונה תהיו כנים עם עצמכם, תפתחו את הנקודות הרגישות ותנו להם מענה מקצועי ביותר בבניית המבנה הארגוני. ההשלכות יהוו התמודדות לטווח הקצר, אך היתרונות יגיעו מהר מאוד ויתגלו כמועילות ועולות על ההתמודדויות הרגעיות.
שלב שני, אחרי שהסוגיות הריגשיות מאחוריכם, תשאלו את עצמכם את השאלות הבאות:
- האם אנחנו מאמינים בארגון ריכוזי, בו רוב ההחלטות נעשות מההנהלה הבכירה או בארגון מבוזר בו המטרה היא לדחוף החלטות שמגיעות מלמטה. כדי לענות על שאלה זו, תשאלו את עצמכם מהי הסביבה העסקית שאיתה אתם מתעסקים? האם יותר חשוב שההחלטות יתקבלו מהר, באופן החלטתי וקבוע. או שמא עדיף מצב בו ההחלטות יהיו דינאמיות, מגוונות ויגיעו ממי שרואה את הדברים גם מלמטה. ככל שאתם מאמינים בארגון יותר ריכוזי, כדאי שתייצרו מבנה שהוא יותר לגובה- כמות רבה יותר של מנהלים והיררכיה ברורה. ככל שתאמינו בארגון מבוזר יותר כך תייצרו מבנה יותר רוחבי ועם פחות היררכיה.
- השאלה השנייה, עד כמה אנחנו רוצים לייצר גמישות בתפקידים? פירוק ופירוט התפקיד צריך להיות מותאם למידה הרלוונטית עבור הארגון שלכם. ככל שהתפקיד יהיה ספציפי יותר, מרחב האחריות יהיה קטן יותר. מה שמצד אחד מאפשר התאמה מרבית בין המיומנות של העובד למשימות שלו, ומצד שני יכול מהר מאוד להפוך את התפקיד למשעמם, וחסר משמעות. כדי להבין מהי רמת הגמישות שתרצו לייצר בתפקידים, תשאלו את עצמכם מהי סוג העבודה, עד כמה נחוץ לדייק את תחום האחריות ולייצר משימות ספציפיות, או לחילופין עד כמה ניתן לייצר גיוון משימות והגדלת מרחב האחריות באותו תפקיד.
- ככל שהארגון גדול יותר כך חשוב יותר לשים לב לסוג המבנה הארגוני שאנו רוצים לעבוד לפיו. נשאל את עצמנו האם נכון יותר שהמחלקות בארגון יקובצו לפי- תחומים ופונקציות שונות (כספים, שיווק, פיתוח וכו'), מוצר (כל מחלקה אחראית כל כלל הפעילות הנדרשת לפיתוח מוצר מסוים), פרויקטים, איזורים גיאוגרפיים, או אולי שילוב של הדברים. בבחירתנו, נתייחס לסביבה החיצונית, למטרות והאסטרטגיה, לתרבות הארגונית ולערכים של הארגון.
שלב שלישי, שרטוט מבנה ארגוני ברור:
בסיום, תבנו תרשים גרפי אשר מתאר את היחסים וחלוקת האחריות לפי ההיררכיה והסדר שהגדרתם, ותוודאו שאכן זהו תרשים הגיוני, רציף וללא יחידות 'צפות' שלא מחוברות לתרשים. (בתרשים כמובן, תכניסו גם את שמות העובדים עצמם ולא רק את שמות התפקידים, כדי לוודא שהתרשים תואם אם כוח האדם בחברה).
כעת, כשיש לנו את המבנה, יש לנו את הבסיס. מכאן נעבור כמובן לשלב החשוב לא פחות 'הגדרת תפקידים ותחומי האחריות' של העובדים והמנהלים בארגון' ולבנות מטרות ויעדים לכל צוות ולכל תפקיד'.
כולנו מכירים את המציאות, מובן שישנם משימות משתנות ודינאמיות, ישנם אנשים עם יכולות שונות, וישנם תקופות שונות לארגון בהם יש צורך רב בגמישות. מבנה ארגוני ברור לא מעיד בהכרח על נוקשות וחוסר גמישות, אלא מסייע לכך שהשינויים שיקרו, יקרו בתוך מרחב ברור ובצורה מבוקרת ויעילה הרבה יותר.
בהצלחה 😊
לסיוע והכוונה נוספים בנושא, מוזמנים ליצור קשר
